Datenschutzerklärung

Diese Erklärung gilt für die Website tenantletter.eu und die Scan-Anwendung scan.tenantletter.eu.

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
patchletter UG (haftungsbeschränkt)
Meisterweg 16
45896 Gelsenkirchen
Deutschland
Vertreten durch: Geschäftsführer Kolja Sagorski
E-Mail: hello@patchletter.com

Website: keine Cookies

Die Website tenantletter.eu verwendet keine Cookies. Schriftarten liefern wir von unserem eigenen Server aus.

Seitenstatistik mit Umami

Für die Reichweitenmessung nutzen wir unsere eigene Umami-Instanz unter umami.patchletter.com. Sie läuft auf unserem Server bei netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe, in einem Rechenzentrum in Nürnberg. Erfasst werden Seitenaufrufe mit Seitenadresse, Verweisquelle, Zeitpunkt, Browser, Betriebssystem, Bildschirmauflösung und Browsersprache. Aus der IP-Adresse wird auf dem Server eine Ortsangabe abgeleitet; die IP-Adresse selbst wird nicht in der Umami-Statistik gespeichert. Umami bildet daraus eine pseudonyme Sitzungskennung.

Abfrageparameter und URL-Fragmente entfernen wir aus Seitenadresse und Verweisquelle vor der Übertragung. Umami setzt dafür keine Cookies. Wir erfassen keine Formularinhalte, Microsoft-Kontodaten oder Scan-Ergebnisse und verknüpfen die Statistik nicht mit Benutzerkonten. Sitzungsaufzeichnungen und Heatmaps sind nicht eingebunden. Die Messung umfasst die Website tenantletter.eu und die Seitenaufrufe der Scan-Anwendung unter scan.tenantletter.eu. Dort übertragen wir die Seitenadresse ohne Abfrageparameter, also ohne Scan-, Tenant- oder Bestellkennungen. Öffnen Sie die Scan-Anwendung über einen Aktionslink, etwa aus einer E-Mail, zählen wir zusätzlich den Aktionscode als Ereignis.

Zweck ist, die Nutzung unseres Angebots zu verstehen und die Website zu verbessern. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wenn Ihr Browser „Do Not Track“ sendet, laden wir Umami nicht. Sie können der Verarbeitung außerdem über die oben genannte Kontaktadresse widersprechen.

Ihre Darstellungseinstellung

Standardmäßig verwenden wir eine helle Darstellung. Wenn Sie zwischen heller und dunkler Darstellung wechseln, speichern wir ausschließlich diese Auswahl im lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage, Schlüssel tl-theme). Die Auswahl wird nicht an uns übertragen und dient nicht der Wiedererkennung. Sie können sie jederzeit über die Website-Daten Ihres Browsers löschen.

Server-Logfiles

Website und Scan-Anwendung werden auf unserem Server bei netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe, in Nürnberg betrieben. Für die Auslieferung und Absicherung werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt und angeforderter Pfad. Zur Begrenzung missbräuchlicher Formularanfragen werden kurzzeitig Zähler im Arbeitsspeicher geführt. Formularinhalte werden nicht in Anwendungsprotokolle geschrieben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns über das Formular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Das Kontaktformular übermittelt Ihre Angaben über den Postfix-Mailserver auf unserem Host und den SMTP-Dienst Mailbridge an unser Postfach. Der Weitertransport zu Mailbridge erfolgt verschlüsselt. Eine separate Formulardatenbank wird nicht angelegt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Scan-Anwendung (scan.tenantletter.eu)

Anmeldung mit Microsoft

Die Anmeldung erfolgt über Ihr Microsoft-Konto (Microsoft Entra ID). Ein Global Admin erteilt dabei einmalig eine Freigabe für den Zugriff auf Konfigurationsdaten Ihres Tenants; der Scan nutzt sie nur lesend und mit den Rechten der jeweils angemeldeten Person. Bei der Anmeldung verarbeitet Microsoft Ihre Anmeldedaten nach eigenen Bestimmungen. Wir erhalten die Tenant-Kennung Ihres Unternehmens, Angaben zur angemeldeten Identität und deren Verzeichnisrollen sowie zeitlich begrenzte Tokens. Daraus prüfen wir Ihre Zugriffsberechtigung; einen von Microsoft gelieferten Anzeigenamen verwenden wir gegebenenfalls in der Oberfläche. Ihre Microsoft-Anmeldedaten erhalten wir nicht. Die Freigabe können Sie in Microsoft Entra unter „Unternehmensanwendungen" jederzeit widerrufen.

Technisch notwendige Cookies

Die Scan-Anwendung setzt ausschließlich Cookies, die für Anmeldung und Betrieb erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Sie enthalten keine Kennungen zu Werbe- oder Trackingzwecken:

• argos_session — Ihre signierte Sitzung mit Tenant-Kennung, Berechtigungsstatus und gegebenenfalls Anzeigename. Gültig höchstens 20 Minuten; danach ist eine erneute Anmeldung mit Microsoft erforderlich. Sie können die Sitzung jederzeit über „Abmelden“ beenden. Serverseitig speichern wir eine zufällige Sitzungskennung mit Ablaufzeit und Kontozuordnung, damit Sitzungen vorzeitig widerrufen werden können.
• argos_oauth_state, argos_tenant, argos_flow — sichern den Anmeldevorgang gegen Missbrauch ab und tragen die Scan-Auswahl beziehungsweise das Rücksprungziel zum Bericht durch den Ablauf. Gültig je 10 Minuten.

Zugriffstokens

Die von Microsoft ausgestellten Zugriffstokens werden ausschließlich für die Dauer des Scans verwendet. Sie durchlaufen dabei die interne Verarbeitungswarteschlange und werden unmittelbar nach Abschluss des Scans daraus getilgt. In der Datenbank werden Tokens zu keinem Zeitpunkt gespeichert.

Was der Scan liest und speichert

Der Scan greift ausschließlich lesend auf Ihren Microsoft-365-Tenant zu und ruft keine ändernden Befehle auf. Verarbeitet werden Konfigurations- und Metadaten, etwa Richtlinien, Rolleneinstellungen, Freigabeeinstellungen und Lizenzzuweisungen. Inhalte von Postfächern, Dateien oder Chats werden nicht gelesen und am Tenant wird nichts verändert.

Die Scan-Ergebnisse werden gespeichert, damit Sie den Bericht abrufen und Veränderungen zwischen Scans nachvollziehen können. Einzelne Befunde können dabei Benutzerkennungen aus Ihrem Tenant enthalten — etwa welche Konten keine Mehrfaktor-Authentifizierung registriert haben, welche Gastkonten inaktiv sind oder welchen Konten welche Lizenzen zugewiesen sind. Für diese Daten sind Sie Verantwortlicher; wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag.

Der Abruf von Sicherheitsberichten, Scan-Verlauf und PDF-Berichten erfordert eine Anmeldung mit einer unterstützten Administrator- oder Leserrolle im zugehörigen Tenant. Ein weitergegebener Bericht-Link allein gewährt keinen Zugriff.

Speicherort und Löschfristen

Alle Scan-Daten liegen auf unserem Server bei netcup in Nürnberg in einer nicht öffentlich erreichbaren Datenbank. Scan-Ergebnisse werden 180 Tage nach Erstellung automatisch gelöscht. Auf Wunsch löschen wir sie jederzeit früher, eine E-Mail genügt. Die bezahlte Tenant-Freischaltung bleibt für spätere Scans bestehen.

Zahlung und Rechnungsdaten

Für die kostenpflichtige Freischaltung verarbeiten wir Unternehmensname, Rechnungsanschrift, Rechnungs-E-Mail, Land und USt-IdNr. oder Handelsregisternummer. Hinzu kommen Bestellkennung, Tenant-Zuordnung, Preis, Steuerberechnung, Zustimmung zu den Kaufbedingungen sowie Zahlungs- und Rechnungsstatus. Die Zahlung und Rechnungserstellung wickeln wir über Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande, ab. Dorthin übermitteln wir die für Zahlung und Rechnung erforderlichen Angaben, jedoch keine Scan-Befunde oder Microsoft-Zugriffstokens. Karten- oder Bankzugangsdaten geben Sie auf Mollies Bezahlseite ein; wir speichern diese nicht.

Bei Unternehmen aus anderen EU-Mitgliedstaaten prüfen wir die USt-IdNr. über den VIES-Dienst der Europäischen Kommission und halten Prüfergebnis und Zeitpunkt fest. Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsabwicklung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).

Rechnungsdaten und Rechnungskopien werden getrennt von den Scan-Ergebnissen aufbewahrt. Nach Ablauf von acht Jahren ab Ende des maßgeblichen Kalenderjahres entfernen wir Anschrift, E-Mail und Rechnungskopie automatisch. Bei endgültig abgebrochenen, abgelaufenen oder abgelehnten Bestellungen ohne Rechnung erfolgt dies nach 30 Tagen ohne Änderung. Offene Zahlungs- oder Buchhaltungsklärungen werden bis zu ihrer Erledigung ausgenommen. Ein reduzierter Bestellnachweis ohne Rechnungsanschrift und E-Mail bleibt erhalten, damit die einmalige Tenant-Freischaltung fortbesteht.

Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung im Rahmen des Scans erfolgt zur Durchführung des von Ihnen angeforderten Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), die Absicherung des Betriebs auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren, missbrauchsfreien Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Auftragsverarbeitung im Rahmen unserer Leistungen

Soweit Scan-Ergebnisse Benutzerkennungen aus Ihrem Tenant enthalten, verarbeiten wir diese in Ihrem Auftrag. Für die kostenpflichtige Freischaltung und für Beratungsleistungen schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Der Zugriff auf Ihre Microsoft-365-Umgebung erfolgt zeitlich begrenzt und rein lesend. Unterauftragsverarbeiter für das Hosting ist netcup GmbH (Rechenzentrum Nürnberg).

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung. Wenden Sie sich dazu an die oben genannte Adresse.

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Stand und Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen an der Website dies erforderlich machen. Stand: September 2026.